Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan je klant problemen geven bij het aftrekken van de btw. En dat merk jij weer in je betaaltermijn. Gelukkig is de lijst overzichtelijk. Dit zijn de gegevens die de Belastingdienst noemt.
De checklist
Ben je verplicht te factureren, zet dan altijd het volgende op je factuur:
- Je volledige naam en die van je afnemer (de juridische naam, of de handelsnaam als die met adres en woonplaats bij de KVK staat).
- Je volledige adres en dat van je afnemer: het adres waar het bedrijf echt gevestigd is, niet alleen een postbus.
- Je btw-identificatienummer (het nummer met NL ervoor).
- Je KVK-nummer, als je bij de KVK staat ingeschreven.
- De datum waarop je de factuur uitreikt.
- Een factuurnummer uit een opeenvolgende reeks. Elk nummer mag maar één keer voorkomen.
- Wat je hebt geleverd en hoeveel: bij goederen de soort en het aantal, bij diensten de soort en de omvang.
- De datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief, en de eenheidsprijs als dat van toepassing is.
- Het btw-tarief en het btw-bedrag.
Wie moet factureren?
Je maakt een factuur voor alles wat je levert aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen, op een paar uitzonderingen na. Veel ondernemers doen het toch, omdat het netjes is en betalen makkelijker maakt.
Soms gelden andere eisen
Is het factuurbedrag € 100 of lager (inclusief btw), dan mag je minder gegevens vermelden. Doe je zaken met het buitenland of verleg je de btw, dan moeten er juist extra gegevens op, zoals het btw-nummer van je afnemer.
Hoe lang bewaar je facturen?
Alle facturen die je verstuurt en ontvangt, bewaar je 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Je bewaart ze in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen: een digitale factuur sla je dus digitaal op. Gescande bonnetjes mogen ook, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is.
