Eine Rechnung, die nicht den Anforderungen entspricht, kann Ihrem Kunden Probleme beim Abzug der Umsatzsteuer bereiten. Und das spüren Sie dann wieder bei Ihrem Zahlungsziel. Zum Glück ist die Liste übersichtlich. Dies sind die Angaben, die die Belastingdienst nennt.
Die Checkliste
Wenn Sie zur Rechnungsstellung verpflichtet sind, sollten Sie auf Ihrer Rechnung immer Folgendes angeben:
- Ihr vollständiger Name und der Name Ihres Kunden (der rechtliche Name oder der Handelsname, falls dieser mit Adresse und Wohnort bei der KVK eingetragen ist).
- Ihre vollständige Adresse und die Ihres Kunden: die Adresse, unter der das Unternehmen tatsächlich ansässig ist, nicht nur ein Postfach.
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (die Nummer mit vorangestelltem NL).
- Ihre KVK-Nummer, falls Sie bei der KVK eingetragen sind.
- Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen.
- Eine Rechnungsnummer aus einer fortlaufenden Reihe. Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.
- Was Sie geliefert haben und in welcher Menge: bei Waren die Art und die Anzahl, bei Dienstleistungen die Art und den Umfang.
- Das Datum, an dem Sie geliefert haben, oder das Datum einer Vorauszahlung.
- Der Betrag ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersatz, sowie der Stückpreis, falls zutreffend.
- Der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag.
Wer muss Rechnungen stellen?
Sie stellen eine Rechnung für alles aus, was Sie an andere Unternehmer und an juristische Personen liefern, die keine Unternehmer sind, wie Vereine und Stiftungen. An Privatpersonen müssen Sie meist keine Rechnung senden, mit wenigen Ausnahmen. Viele Unternehmer tun es trotzdem, weil es ordentlich ist und die Zahlung erleichtert.
Manchmal gelten andere Anforderungen
Beträgt der Rechnungsbetrag 100 € oder weniger (inklusive Umsatzsteuer), dürfen Sie weniger Angaben machen. Treiben Sie Geschäfte mit dem Ausland oder verlagern Sie die Umsatzsteuer, müssen zusätzliche Angaben auf die Rechnung, etwa die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden.
Wie lange bewahren Sie Rechnungen auf?
Alle Rechnungen, die Sie versenden und erhalten, bewahren Sie 7 Jahre auf. Rechnungen über Grundstücke bewahren Sie 10 Jahre auf. Sie bewahren sie in der Form auf, in der Sie sie versendet oder erhalten haben: Eine digitale Rechnung speichern Sie also digital. Gescannte Belege sind ebenfalls erlaubt, wenn der Scan eine korrekte und vollständige Wiedergabe des Originals ist.
