Une facture qui ne répond pas aux exigences peut poser problème à votre client pour déduire la TVA. Et vous le ressentez ensuite dans votre délai de paiement. Heureusement, la liste est claire. Voici les informations que la Belastingdienst demande.
La checklist
Si vous êtes tenu de facturer, mentionnez toujours ce qui suit sur votre facture :
- Votre nom complet et celui de votre client (le nom juridique, ou le nom commercial s'il figure à la KVK avec l'adresse et la localité).
- Votre adresse complète et celle de votre client : l'adresse où l'entreprise est réellement établie, et non uniquement une boîte postale.
- Votre numéro d'identification TVA (le numéro précédé de NL).
- Votre numéro KVK, si vous êtes inscrit à la KVK.
- La date à laquelle vous établissez la facture.
- Un numéro de facture issu d'une série continue. Chaque numéro ne peut apparaître qu'une seule fois.
- Ce que vous avez livré et en quelle quantité : pour les biens, le type et la quantité ; pour les services, le type et l'étendue.
- La date de la livraison, ou la date d'un paiement anticipé.
- Le montant hors TVA, ventilé par taux de TVA, et le prix unitaire si d'application.
- Le taux de TVA et le montant de la TVA.
Qui doit facturer ?
Vous établissez une facture pour tout ce que vous livrez à d'autres entrepreneurs et aux personnes morales qui ne sont pas entrepreneurs, comme les associations et les fondations. En général, vous n'avez pas besoin d'envoyer de facture aux particuliers, à quelques exceptions près. Beaucoup d'entrepreneurs le font quand même, car c'est correct et cela facilite le paiement.
Parfois, d'autres exigences s'appliquent
Si le montant de la facture est de 100 € ou moins (TVA comprise), vous pouvez mentionner moins d'informations. Si vous faites affaire avec l'étranger ou si vous appliquez l'autoliquidation, des informations supplémentaires doivent au contraire figurer sur la facture, comme le numéro de TVA de votre client.
Combien de temps conservez-vous vos factures ?
Toutes les factures que vous envoyez et recevez doivent être conservées pendant 7 ans. Les factures relatives à des biens immobiliers doivent être conservées pendant 10 ans. Vous les conservez sous la forme dans laquelle vous les avez envoyées ou reçues : une facture numérique doit donc être enregistrée sous forme numérique. Les tickets scannés sont également acceptés, à condition que le scan soit une reproduction fidèle et complète de l'original.
