Microsoft hat in den sozialen Medien bestätigt, dass Microsoft 365 von einer Störung betroffen ist. Nutzer können deshalb möglicherweise nicht auf Outlook, OneDrive oder die Business-Version von Teams zugreifen, und auch andere Teile können beeinträchtigt sein. Laut der Meldung von Tweakers arbeitet Microsoft an einer Lösung.
Haben Sie keine eigene IT-Abteilung, merken Sie so etwas oft erst, wenn der erste Kunde fragt, warum Sie nicht reagieren. Deshalb erfahren Sie hier, was das für Ihre Arbeit bedeutet und was Sie selbst regeln können.
Was wir wissen und was nicht
Die Meldung ist kurz. Bekannt ist, dass Microsoft die Störung anerkennt, dass mehrere Dienste betroffen sein können und dass an der Behebung gearbeitet wird. Nicht bekannt ist die Ursache, wie lange es dauert und wie viele Unternehmen betroffen sind. Auch steht nicht fest, dass alle die gleichen Probleme haben: Bei einer Störung funktioniert es für den einen manchmal und für den anderen nicht.
Wir ergänzen das deshalb nicht mit Annahmen. Was Sie aber tun können, ist Ihre eigene Situation zu prüfen. Das funktioniert bei jeder Störung, auch bei der nächsten.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Viele kleine Unternehmen nutzen Microsoft 365 für drei Dinge: E-Mail, Dateien und Besprechungen. Fällt eines davon weg, stockt die Arbeit an unerwarteten Stellen. Ein Angebot kann nicht hinausgehen, eine Zeichnung liegt in OneDrive und ein Videogespräch mit einem Kunden klappt nicht.
Es geht also weniger um die Technik und mehr um die Frage: Was tun Sie, wenn es gerade nicht geht? Wer das vorher bedacht hat, verliert eine Stunde. Wer das nicht getan hat, verliert oft einen halben Tag.
Was tun Sie während der Störung?
Bleiben Sie ruhig und versuchen Sie nicht, alles selbst zu reparieren. Eine Störung auf Seiten des Anbieters lösen Sie nicht mit einem neuen Passwort oder einer Neuinstallation.
- Prüfen Sie zuerst, ob es an Ihnen liegt: Funktioniert Ihr Internet, und haben Kollegen dasselbe Problem?
- Folgen Sie den Meldungen von Microsoft selbst, nicht den Geschichten, die an anderen Stellen kursieren.
- Setzen Sie keine Passwörter zurück und ändern Sie keine Einstellungen, um das Problem zu beheben.
- Informieren Sie Kunden, die auf eine Antwort warten, kurz darüber, dass Sie später reagieren, zum Beispiel telefonisch oder über WhatsApp.
- Arbeiten Sie an Aufgaben, die keine Cloud brauchen, zum Beispiel an Dateien, die Sie lokal gespeichert haben.
Achten Sie auf Missbrauch der Situation
Bei Störungen großer Dienste suchen Menschen eher nach einer schnellen Lösung. Betrüger wissen das. Erhalten Sie in so einem Moment eine E-Mail mit der Aufforderung, sich erneut anzumelden, seien Sie besonders aufmerksam. In unserem Artikel über Phishing erkennen finden Sie sechs Anzeichen, mit denen Sie eine gefälschte E-Mail erkennen.
Das sollten Sie diese Woche prüfen
Eine Störung ist ärgerlich, aber auch ein guter Anlass, Ihre Vorbereitung durchzugehen. Gehen Sie diese Punkte durch, es kostet Sie höchstens eine Stunde:
- Wer in Ihrem Team verwaltet das Microsoft 365-Konto, und weiß diese Person, wie man zu den Verwaltungseinstellungen kommt?
- Welche Dateien brauchen Sie wirklich, um weiterzuarbeiten, und können Sie darauf auch zugreifen, wenn OneDrive nicht erreichbar ist?
- Haben Sie die Telefonnummern Ihrer wichtigsten Kunden und Lieferanten außerhalb Ihres E-Mail-Programms?
- Gibt es eine zweite Möglichkeit für Besprechungen, falls Teams nicht funktioniert, zum Beispiel Anrufe oder einen anderen Videodienst?
- Gibt es ein Backup Ihrer wichtigsten Daten an einem Ort außerhalb von Microsoft?
Ein erster Schritt
Können Sie diese Fragen nicht selbst beantworten oder wissen Sie nicht, wer bei Ihnen eigentlich der Administrator ist? Dann schauen wir gern mit Ihnen gemeinsam hin. Über ICT-Hilfe gehen wir zusammen durch, wie Ihre E-Mail, Dateien und Besprechungen eingerichtet sind und was Sie regeln können, damit eine Störung Ihre Arbeit nicht zum Stillstand bringt. Sie können auch direkt Kontakt aufnehmen.
Häufig gestellte Fragen
Sind meine Daten verloren, wenn Microsoft 365 eine Störung hat?
Darauf deutet die Nachricht nicht hin. Sie meldet, dass Nutzer möglicherweise nicht darauf zugreifen können, nicht dass etwas verloren gegangen ist. Sind Sie sicher, dass Ihre Daten benötigt werden, ist ein eigenes Backup außerhalb von Microsoft in jedem Fall sinnvoll.
Muss ich mein Passwort wegen der Störung ändern?
Auf Grundlage der Meldung gibt es dafür keinen Grund. Eine Störung beim Anbieter hat nichts mit der Sicherheit Ihres Passworts zu tun. Antworten Sie nicht auf E-Mails, die Sie ohne eigenes Zutun zur erneuten Anmeldung auffordern.
Wie lange dauert so eine Störung?
Das ist derzeit nicht bekannt. Microsoft sagt nur, dass an einer Lösung gearbeitet wird. Rechnen Sie deshalb nicht mit einem festen Zeitpunkt für die Behebung, sondern sorgen Sie dafür, dass Sie einen Teil Ihrer Arbeit auch ohne Cloud erledigen können.
Was ist eine gute Alternative, wenn meine E-Mail nicht funktioniert?
Ein zweiter Kanal, der unabhängig von Microsoft ist, zum Beispiel Telefon oder WhatsApp für Ihre wichtigsten Kunden. Vereinbaren Sie das vorab in Ihrem Team, damit jeder weiß, wer wen wozu anruft.
